Pradedant verslą, vienas pirmųjų ir svarbiausių administracinių žingsnių, su kuriais susiduria kiekvienas verslininkas – tai sąskaitų faktūrų išrašymas. Tai ne tik dokumentas, patvirtinantis sandorį, bet ir esminė buhalterinės apskaitos dalis, užtikrinanti, kad jūsų verslas veiktų skaidriai ir pagal įstatymus. Nors iš pirmo žvilgsnio sąskaitų faktūrų rengimas gali pasirodyti sudėtingas ar painus procesas, supratus pagrindinius principus ir taisykles, tai tampa greita ir automatizuota kasdienybės dalimi. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime viską, ką privalo žinoti pradedantis verslininkas, kad išvengtų klaidų ir sklandžiai vykdytų savo veiklą.
Kas yra sąskaita faktūra ir kodėl ji privaloma?
Sąskaita faktūra yra oficialus apskaitos dokumentas, kuriuo pardavėjas pateikia pirkėjui reikalavimą sumokėti už suteiktas paslaugas arba parduotas prekes. Lietuvoje šių dokumentų išrašymą ir formą reglamentuoja Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI). Šis dokumentas yra pagrindas pripažinti pajamas ir, jei esate PVM mokėtojas, teisingai apskaičiuoti pridėtinės vertės mokestį.
Be teisinės prievolės, sąskaita faktūra atlieka svarbią funkciją verslo santykiuose. Tai aiškus susitarimas tarp dviejų šalių dėl kainos, kiekio, terminų ir kitų sąlygų. Tinkamai suformuluota sąskaita sumažina nesusipratimų riziką ir užtikrina, kad pirkėjas aiškiai supranta, už ką moka.
Pagrindiniai rekvizitai, kurie privalo būti sąskaitoje faktūroje
Kad sąskaita faktūra būtų laikoma teisėta ir tinkama buhalterinei apskaitai, joje privalo būti nurodyti tam tikri duomenys. Jei bent vieno iš jų trūksta, mokesčių administratorius gali nepripažinti tokio dokumento. Pagrindiniai rekvizitai yra šie:
- Sąskaitos faktūros serija ir unikalus numeris. Numeracija turi būti nuosekli ir nekartojama.
- Sąskaitos faktūros išrašymo data.
- Prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data (jei ji skiriasi nuo išrašymo datos).
- Pardavėjo rekvizitai: pilnas pavadinimas arba vardas ir pavardė, kodas, adresas, PVM mokėtojo kodas (jei taikoma).
- Pirkėjo rekvizitai: pilnas pavadinimas arba vardas ir pavardė, kodas, adresas, PVM mokėtojo kodas (jei taikoma).
- Prekių ar paslaugų pavadinimas, jų kiekis ir matavimo vienetai.
- Prekių ar paslaugų vieneto kaina be PVM.
- Pardavimo suma be PVM.
- PVM tarifas (jei taikomas) ir PVM suma.
- Galutinė mokėtina suma su PVM.
- Atsiskaitymo duomenys: banko sąskaitos numeris, į kurį pirkėjas turi pervesti pinigus.
Svarbu paminėti, kad jei esate PVM mokėtojas, sąskaitoje privalote nurodyti PVM tarifą ir, jei yra taikomos išimtys, nurodyti teisės akto straipsnį, kuriuo remiantis PVM nėra skaičiuojamas.
Sąskaitų faktūrų numeravimo svarba
Verslininkai dažnai klausia, kaip tinkamai sugeneruoti sąskaitos numerį. Pagrindinė taisyklė yra ta, kad numeracija turi būti nepertraukiama, o kiekvienas numeris – unikalus. Tai reiškia, kad jūs negalite praleisti skaičių arba naudoti to paties numerio du kartus.
Dažniausiai naudojama sistema yra serija ir numeris, pavyzdžiui, „2023-001“, „2023-002“ arba tiesiog „SERIJA001“. Rekomenduojama numeraciją pradėti nuo pirmo numerio kiekvienais kalendoriniais metais, tačiau tai nėra griežta taisyklė – svarbiausia, kad numeracija būtų nuosekli per visą veiklos laikotarpį arba kiekvieną laikotarpį, jei taip nustatyta jūsų apskaitos politikoje. Svarbiausia, kad nebūtų įmanoma suklastoti ar pakeisti jau išrašytų sąskaitų numeracijos.
Popierinės vs. elektroninės sąskaitos faktūros
Šiuolaikiniame versle popierinės sąskaitos faktūros tampa retenybe. Elektroninės sąskaitos faktūros ne tik taupo popierių, bet ir yra lengviau saugomos, valdomos bei greičiau pasiekia gavėją.
Elektroninė sąskaita faktūra – tai dokumentas, kuris yra sukurtas, išsiųstas ir gautas elektroniniu formatu. Tai gali būti PDF dokumentas, atsiųstas el. paštu, arba specialiame buhalterinės apskaitos serveryje sugeneruota sąskaita. Svarbu, kad elektroninė sąskaita atitiktų visus minėtus privalomus rekvizitus.
Šiuo metu itin populiarėja i.SAF posistemė. Tai VMI informacinė sistema, į kurią PVM mokėtojai privalo teikti išrašytų ir gautų PVM sąskaitų faktūrų duomenis. Jei esate PVM mokėtojas, privalote savo apskaitos programoje sugeneruoti specialų XML failą ir įkelti jį į i.SAF sistemą kas mėnesį. Tai palengvina mokesčių kontrolę ir sumažina popierizmo naštą.
Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą teisingai: žingsnis po žingsnio
Norėdami užtikrinti, kad procesas vyktų be klaidų, vadovaukitės šiais žingsniais:
- Identifikuokite pirkėją. Būtinai paprašykite pirkėjo pateikti visus tikslius rekvizitus. Klaida įmonės pavadinime ar kodą gali priversti jus anuliuoti ir išrašyti sąskaitą iš naujo.
- Tinkamai aprašykite paslaugas ar prekes. Pavadinimas turi būti toks, kad tiek pirkėjas, tiek mokesčių inspektorius suprastų, už ką konkrečiai yra mokama. Venkite abstrakčių frazių kaip „konsultacija“ – geriau nurodyti „strateginio planavimo konsultacija 2023 m. rugpjūčio mėnesiui“.
- Nustatykite tinkamą datą. Sąskaitą faktūrą reikia išrašyti ne vėliau kaip per 15 dienų nuo prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo dienos.
- Pasirinkite apskaitos įrankį. Pradedančiajam verslininkui patariame nenaudoti „Excel“ ar „Word“ šablonų, nes juose lengva padaryti klaidų numeracijoje. Geriau naudoti specialias buhalterines programas arba internetines sąskaitų faktūrų išrašymo sistemas, kurios automatiškai skaičiuoja PVM, seka numeraciją ir primena apie neapmokėtas sąskaitas.
- Patikrinkite prieš siunčiant. Visada peržiūrėkite galutinį dokumentą: ar teisingas pirkėjo kodas, ar teisinga galutinė suma, ar nurodytas banko sąskaitos numeris.
Dažniausiai daromos klaidos
Pradedantieji verslininkai dažnai klysta dėl skubėjimo ar žinių trūkumo. Štai keletas dažniausių klaidų:
- Netinkama numeracija (pavyzdžiui, šokinėjantys numeriai).
- Nepilni pirkėjo rekvizitai.
- Neteisingas PVM skaičiavimas (PVM taikymas, kai jo neturėtų būti, arba atvirkščiai).
- Vėlavimas išrašyti sąskaitą.
- Sąskaitos išrašymas asmeniui ar įmonei, kurios egzistavimas nėra patikrintas.
- Dokumentų saugojimo taisyklių nepaisymas (sąskaitas privaloma saugoti 10 metų).
Norint išvengti šių klaidų, rekomenduojame bent pirmaisiais veiklos mėnesiais konsultuotis su buhalteriu. Jis padės nustatyti teisingus mokesčių nustatymus jūsų sistemoje ir užtikrins, kad išrašomi dokumentai atitinka visus reikalavimus.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar galiu pats išrašyti sąskaitą faktūrą naudodamas „Excel“?
Taip, techniškai tai leidžiama, tačiau nerekomenduojama. „Excel“ programoje labai lengva netyčia ištrinti formulę, padaryti klaidą numeracijoje arba prarasti duomenų seką. Specialios programinės įrangos naudojimas gerokai sumažina riziką ir sutaupo laiko.
Ką daryti, jei pastebėjau klaidą išrašytoje sąskaitoje faktūroje?
Jei sąskaita dar neišsiųsta, tiesiog ją pataisykite. Jei sąskaita jau išsiųsta, turite išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą (dokumentą, kuris anuliuoja arba pakoreguoja pradinę sąskaitą) ir tada išrašyti naują, teisingą sąskaitą faktūrą.
Ar privalau pasirašyti sąskaitą faktūrą?
Lietuvos Respublikos teisės aktai nenumato prievolės pasirašyti sąskaitas faktūras, jei jos yra sugeneruojamos kompiuterinėmis programomis ir jose aiškiai nurodytas atsakingas asmuo arba pardavėjo rekvizitai. Tačiau, jei sąskaita išrašoma ranka, parašas yra būtinas.
Ką reiškia atvirkštinis PVM apmokestinimas?
Tai specifinis PVM mechanizmas, kai prievolė apskaičiuoti ir sumokėti PVM tenka ne pardavėjui, o pirkėjui. Tai dažniausiai taikoma statybų sektoriuje, parduodant metalo laužą ar teikiant kitas specifines paslaugas. Jei dirbate šiose srityse, privalote detaliai išstudijuoti PVM įstatymą.
Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą užsienio pirkėjui?
Išrašant sąskaitą užsienio pirkėjui, svarbu nurodyti pirkėjo PVM kodą (jei jis yra ES PVM mokėtojas). Sąskaita gali būti išrašyta užsienio kalba, tačiau mokesčių administratorius vis tiek gali reikalauti vertimo. Dažniausiai naudojama anglų kalba.
Verslo automatizavimas – raktas į efektyvumą
Ilgainiui suprasite, kad sąskaitų faktūrų išrašymas neturėtų atimti brangaus jūsų laiko. Investicija į gerą buhalterinės apskaitos programinę įrangą atsipirks su kaupu. Tokios programos ne tik išrašo sąskaitas, bet ir integruojasi su bankais (automatiškai patikrina, ar gautas mokėjimas), primena klientams apie vėluojančius atsiskaitymus bei parengia ataskaitas buhalteriui.
Kai verslas auga, kiekvienas administracinis veiksmas tampa sudėtingesnis. Todėl nuo pat pirmos dienos svarbu kurti tvarkingą archyvavimo sistemą. Visos gautos ir išrašytos sąskaitos turi būti saugomos sistemingai, kad prireikus (pavyzdžiui, VMI patikrinimo metu) galėtumėte greitai pateikti reikiamus dokumentus.
Pradedant verslą, sąskaitų faktūrų išrašymas atrodo kaip didelė atsakomybė, tačiau tai yra tiesiog viena iš verslo disciplinos dalių. Laikykitės šių taisyklių, būkite atidūs detalėms, ir šis procesas taps tvirtu jūsų verslo pamatu, leidžiančiu ramiai koncentruotis į tai, ką darote geriausiai – savo prekių ar paslaugų plėtrą bei klientų paiešką.
