MB dažnai pasirenkama dėl laisvės. Laisvės pradėti be įstatinio kapitalo, laisvės dirbti vienam ar su komanda, laisvės greitai priimti sprendimus. Tačiau apskaita – ta vieta, kur laisvė be sistemos greitai virsta chaosu. Daugelis naujokų galvoja, kad MB apskaita yra „beveik kaip individuali veikla“, kol ateina pirmas klausimas iš VMI arba artėja metų pabaiga. Gera žinia ta, kad MB apskaita yra paprasta, jei ją supranti kaip nuoseklių veiksmų grandinę, o ne vienkartinę užduotį.
Verslo ir asmeninių pinigų atskyrimas – tylus, bet kritinis žingsnis
Vienas rečiau įvardijamų faktų – daugiau nei pusė pradedančių MB problemų kyla ne dėl neteisingų mokesčių, o dėl to, kad neatskiriami pinigai. Kai verslo išlaidos apmokamos iš asmeninės kortelės, o pajamos keliauja „kur patogiau“, apskaita praranda logiką. MB leidžia nariui išsiimti lėšas asmeniniams poreikiams, tačiau tik tada, kai aišku, kas yra įmonės pinigai. Atskira banko sąskaita čia tampa ne formalumu, o apsauginiu barjeru nuo klaidų.
Mėnesio ritmas svarbesnis už metines ataskaitas
Naujokai dažnai galvoja, kad svarbiausia – metinė finansinė ataskaita. Praktikoje viskas sprendžiasi kas mėnesį. Jei mėnesiai tvarkingi, metai susidėlioja savaime. MB apskaitoje labai padeda pasikartojanti rutina, kuri neleidžia dokumentams kauptis stalčiuje ar elektroniniuose laiškuose. Vienas mėnesio ciklas dažniausiai apima:
- visų pirkimų dokumentų surinkimą ir susegimą
- išrašytų sąskaitų sutikrinimą su banko įplaukomis
- nario asmeninių išmokų fiksavimą
- veiklos išlaidų atskyrimą nuo neleidžiamų atskaitymų
- trumpą mėnesio rezultatų peržvalgą
Šis procesas atrodo elementarus, bet būtent jis leidžia apskaitai „neužaugti“ iki problemos.
Sąskaitos, numeriai ir detalės, kurios sutaupo valandas
MB apskaitoje labai daug lemia smulkūs techniniai sprendimai. Nuosekli sąskaitų faktūrų numeracija, vienodas sąskaitų pavadinimų formatas, aiškūs mokėjimų paskirties aprašymai banke – tai dalykai, apie kuriuos retai kalbama pradžioje, bet jie ženkliai palengvina gyvenimą vėliau. Kai klientas sumoka už kelias sąskaitas vienu pavedimu arba pavėluoja apmokėjimą, būtent šios detalės leidžia greitai suprasti, kas, už ką ir kada.
Nario išmokos: patogu, bet su aiškiomis ribomis
MB išskirtinumas – galimybė nariui gauti pinigus asmeniniams poreikiams metų eigoje. Tai lankstu, tačiau turi finansinę logiką. Išmokos negali viršyti realaus uždirbto rezultato, jos turi būti deklaruojamos ir apmokestinamos. Įdomu tai, kad dauguma klaidų šioje vietoje įvyksta ne dėl tyčinio pažeidimo, o dėl klaidingo įsivaizdavimo, kad „jei pinigai sąskaitoje yra, vadinasi, galima“. Būtent čia pravartu turėti aiškų atskaitos tašką ir prireikus, pagalbos kreiptis į profesionalus, tokius kaip kvantas.lt.
Mokesčių terminai – nematomas apskaitos stuburas
MB mokesčių sistema nėra sudėtinga, tačiau ji netoleruoja užmaršumo. Dalis prievolių atsiranda tik tam tikromis sąlygomis: kai išmokamos nario lėšos, kai tampama PVM mokėtoju, kai atsiranda darbuotojų. Rečiau akcentuojamas faktas – baudos dažniau skiriamos ne už neteisingą sumą, o už pavėluotą deklaraciją. Todėl apskaita prasideda ne nuo skaičiuoklės, o nuo kalendoriaus.
Metų pabaiga prasideda sausį
Metinės finansinės ataskaitos MB nėra sudėtingos, jei visus metus laikytasi tvarkos. Jei dokumentai suvesti mėnesiais, metų pabaiga tampa techniniu suvedimu. Jei ne – prasideda „atsiminkim, kur buvo ta sąskaita“. Todėl pati geriausia strategija naujokui – žiūrėti į apskaitą ne kaip į pareigą, o kaip į procesą, kuris kas mėnesį sutaupo laiką, nervus ir pinigus. MB apskaita nėra sudėtinga – ji tiesiog nemėgsta improvizacijos.
